Model wdrożenia

Podobnie jak w przypadku zakupu programów finansowo-księgowych czy systemów ERP, podejmując decyzję o zakupie systemu mają Państwo możliwość skorzystania z doświadczenia i wiedzy osób zawodowo zajmujących się wdrażaniem tego typu systemów.

Etapy wdrożenia

1. Analiza przedwdrożeniowa

   Etap ten ma kluczowe znaczenie dla realizacji całego projektu, bo to właśnie dzięki analizie przedwdrożeniowej określa się istotne informacje o Kliencie. Ponadto analiza przedwdrożeniowa jest najdogodniejszym sposobem przygotowania przedsiębiorstwa do wdrożenia systemu informatycznego. Proces ten dzieli się na trzy etapy:
   
   1. Spotkanie organizacyjne z Klientem i zdefiniowanie jego kluczowych wymagań funkcjonalnych.
   2. Opracowanie dokumentacji analizy przedwdrożeniowej.
   3. Prezentacja opracowanej analizy.
   
   Głównym celem analizy przedwdrożeniowej jest określenie czynników, które w przyszłości będą miały wpływ na optymalne wykorzystanie systemu. Ponadto analiza pozwala określić ramy czasowe wdrożenia oraz daty zakończenia poszczególnych jego etapów.
   W trakcie spotkań realizowanych na różnych szczeblach zarządzania, konsultanci poznają bieżącą strategię firmy, strukturę organizacyjną, obieg informacji i wszelkiej dokumentacji. Szczególną uwagę zwracamy na realizowane w przedsiębiorstwie procesy biznesowe - zarówne te już te istniejące jak i planowane w niedalekiej przyszłości.

2. Instalacja i konfiguracja

   W zależności od życzenia Klienta instalację i konfigurację systemu mogą przeprowadzić wykwalifikowani pracownicy firmy BetaSoft, lub jej partnera handlowego, bądź też wskazany przez Klienta pracownik. Osoba taka musi przejść szczegółowe szkolenie z zakresu konfiguracji oraz obsługi systemu. W przypadku instalacji na systemie Linuks dodatkowo etap ten może obejmować instalację dodatkowego oprogramowania np. serwera faksów.

3. Pierwsze uruchomienie systemu

   Podczas pierwszego uruchomienia systemu ostatecznej weryfikacji zostaje poddana wybrana przez Klienta funkcjonalność oraz  dokonana zostaje personalizacja systemu zgodnie z wymaganiami przyszłych Użytkowników. W ramach personalizacji definiuje się strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa oraz przydziela prawa dostępu Użytkowników do wybraqnych funkcjonalności. System eDokumenty nie wymaga sprawdzenie poprawności jego funkcjonowania, jednak dobrą praktyką jest przedstawianie Klientowi jak działają te obszary systemu, które już na etapie analizy przedwdrożeniowej zostały dostosowane do charakteru działania firmy czy instytucji.

4. Szkolenia użytkowników

   Szkolenie użytkowników przeprowadzane są przez pracowników firmy BetaSoft, lub jej partnerów handlowych, bądź też osoba odpowiedzialna za wdrożenie ze strony Klienta. Celem szkolenia jest zapoznanie wszystkich Użytkowników oraz Administratorów z systemem eDokumenty oraz sposobem jego wykorzystania podczas codziennej pracy.

5. Praca w trybie testowym

   Praca w trybie testowym to etap, który następuje  po szkoleniu użytkowników. Ma on na celu zapoznanie się w praktyce przez przyszłych Użytkowników i administratorów z w pełni skonfigurowanym systemem. Praca w trybie testowym pozwala na rejestrowanie w systemie dowolnych dokumentów nie związanych bezpośrednio z charakterem działalności firmy. Uwagi jakie otrzymujemy od naszych Klientów, właśnie na tym etapie wdrożenia stanowią dla nas niezwykle cenne źródło wiedzy przydatnej przy ciągłym rozwijaniu systemu eDokumenty. Po zakończeniu tego etapu następuje już właściwe uruchomienie systemu i rozpoczęcie normalniej pracy.

6. Właściwe uruchomienie systemu

   Właściwe uruchomienie systemu to ostatni etap wdrożenia, który polega na oddaniu w pełni dopracowanego systemu do pracy. W raz z nim administratorzy wskazani przez Klienta przyjmują szereg obowiązków związanych z obsługą systemu:
   • odpowiedzialność za poprawne funkcjonowanie systemu,
   • szkolenie nowych Użytkowników i doskonalenie umiejętności obsługi programu wewnątrz organizacji,
     dbanie o poprawne wykonywanie czynności związanych np. z archiwizowaniem danych.