Korzyści

Wdrożenie systemu eDokumenty wiąże się z licznym korzyściami:

Uporządkowanie obiegu dokumentacji w firmie

  • zmniejszenie czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentu,
  • szybkie wyświetlenie zawartości dokumentu,
  • eliminacja przypadków zagubienia lub zniszczenia pisma,
  • szybki podgląd obiegu dokumentu w obrębie organizacji,
  • zamieszczanie informacji o dokumencie w formie notatek, wytycznych.

Skrócenie czasu potrzebnego na załatwienie sprawy

  • stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
  • identyfikację osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy,
  • system uprawnień dla użytkowników biorących udział w sprawie,
  • szybka weryfikacja stanu załatwienia sprawy.

Centralna baza klientów

Centralna baza klientów dostępna dla każdego uprawnionego pracownika firmy. Centralna baza danych wszelkich wartościowych informacji dotyczących klienta, dostępna zawsze pod ręką, ale równocześnie nie narażona na zniszczenie.

Centralna baza wiedzy i informacji firmowych

Wydajne narzędzie komunikacji wewnątrz firmy, powodujące równocześnie dostęp do wszystkich ważnych informacji.

Doskonałe narzędzie organizacji czasu pracy

Kalendarz, Lista zadań, Plan dnia - razem z możliwością określania klienta lub sprawy daje poczucie kontroli nad swoim czasem pracy i możliwość jego efektywnego wykorzystania

Bezpieczna archiwizacja danych

Poprzez przechowywanie plików pism, maili i innych dokumentów w centralnej bazie danych, podlegającej codziennej archiwizacji zapewniona zostaje ciągłość i bezpieczeństwo informacji każdego stanowiska pracy.

Zarządzanie uprawnieniami

Mechanizmy te pozwalają określić co każdy użytkownik może zobaczyć i co może zrobić w danym środowisku. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów środowiskiem tym jest po prostu Firma lub instytucja.

Łatwość aktualizacji

System eDokuemnty jest aplikacją Web dlatego też proces aktualizacji dokonywany jest poprzez łącza internetowe. Eliminuje to aktualizacje na poszczególnych stanowiskach.

Bezpieczne datowanie

Elektroniczne przekazywanie poleceń służbowych oraz raportowania ich załatwienia (realizowanej w formie krótkich notatek służbowych lub wiadomości typu chat) jest automatycznie datowane, co wymusza większą terminowość i pozwala na skuteczną kontrolę