Funkcjonalność

System eDokumenty umożliwia korzystanie z wielu funkcji. Podstawowe to:

Elektroniczny obieg dokumentów
Rejestracja korespondencji przychodzącej
Wydruk książki pocztowej
Archiwizacja emaili i faksów
Obsługa centralnej bazy kontrahentów
Zarządzanie dokumentacją projektów
Zarządzanie czasem
Zarządzanie dokumentacją ISO
Zgodność z instrukcją kancelaryjną

System ma budowę modularną, poszczególne funkcje są rozmieszczone w taki sposób,
aby zapewnić łatwość wykonywania zadań. Ponadto system jest zgodny z instrukcją kancelaryjną. Pozwala na wdrożenie w każdej wielkości organizacji. Oto najczęściej przytaczane korzyści odniesione przez naszych klientów:

Uporządkowanie obiegu dokumentacji w firmie

zmniejszenie czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentu,
szybkie wyświetlenie zawartości dokumentu,
eliminacja przypadków zagubienia lub zniszczenia pisma,
szybki podgląd obiegu dokumentu w obrębie organizacji,
zamieszczanie informacji o dokumencie w formie notatek, wytycznych.

Skrócenie czasu potrzebnego na załatwienie sprawy

stały dostęp do dokumentów źródłowych dla wszystkich zainteresowanych osób,
identyfikacja osoby odpowiedzialnej za prowadzenie sprawy,
system uprawnień dla użytkowników biorących udział w sprawie,
szybka weryfikacja stanu załatwienia sprawy.

Centralna baza klientów

Centralna baza klientów jestdostępna dla każdego uprawnionego pracownika firmy. Centralna baza danych wszelkich wartościowych informacji dotyczących klienta jest zawsze pod ręką, ale równocześnie jest chroniona przed zniszczeniem.

Centralna baza wiedzy i informacji firmowych

System eDokumenty stanowi wydajne narzędzie komunikacji wewnątrz firmy, umożliwiające dostęp do wszystkich ważnych informacji.

Doskonałe narzędzie organizacji czasu pracy

Kalendarz, Lista zadań, Plan dnia - wraz z możliwością identyfikacji klienta lub sprawy, daje poczucie kontroli nad czasem pracy i możliwość jego efektywnego wykorzystania.

Bezpieczna archiwizacja danych

Poprzez przechowywanie plików pism, e-maili i innych dokumentów w centralnej bazie danych, podlegającej codziennej archiwizacji, zapewniona jest ciągłość i bezpieczeństwo informacji każdego stanowiska pracy.

Zarządzanie uprawnieniami

System wyposażony jest w mechanizmy, które pozwalają określić zakres uprawnień
w dostępie do informacji i działania każdego użytkownika poruszającego się w dowolnym środowisku. W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów środowiskiem tym jest
po prostu Firma lub instytucja.

Łatwość aktualizacji

System eDokumenty jest aplikacją Web, dlatego też proces aktualizacji dokonywany jest wyłącznie na serwerze. Eliminuje to konieczność wykonywania dodatkowych czynności
na poszczególnych stanowiskach.

Bezpieczne datowanie

Elektroniczne przekazywanie poleceń służbowych oraz raportowanie ich załatwienia jest automatycznie datowane, co wymusza większą terminowość i pozwala na skuteczną kontrolę pracowników.